Lignes directrices sur les dépenses admissibles aux fins des accords de financement du Programme de promotion de la femme

1. Objectif

Les présentes lignes directrices définissent les dépenses admissibles dans le cadre du Programme de promotion de la femme et indiquent le niveau de détails dans la section budget d'une demande de financement.

2. Dépenses admissibles

On entend par « dépenses directes d'exécution » les dépenses qui ont trait à la mise en œuvre d'un projet et qui peuvent être facilement retracées jusqu'à lui.

On reconnaît que les dépenses indirectes ou dépenses administratives constituent un élément nécessaire des opérations d'un organisme dans le contexte de la réalisation d'un projet. À ce titre, elles sont donc admissibles. Les dépenses administratives sont définies comme les dépenses qui permettent à l’organisme de remplir ses fonctions administratives générales et de soutenir les activités du projet. Ces frais ne doivent pas dépasser 20 % du montant demandé à Condition féminine Canada pour les dépenses directes d’exécution. Voici quelques exemples de frais d'administration admissibles : les salaires et les avantages sociaux du personnel responsable de l'administration ou de la supervision, les honoraires (p. ex., les frais de comptabilité), l'équipement de bureau (p. ex., les photocopieurs et le matériel informatique), les frais d'affranchissement, les téléphones, ainsi que l'entretien de la technologie de l'information et les frais connexes.

Dépenses admissibles et non admissibles :

Catégorie de dépenses

Description

Type de dépenses

Déplacements

Sont admissibles :

Les frais de déplacement au Canada, par voie terrestre ou aérienne, du personnel salarié ou contractuel, des bénévoles et des personnes-ressources qui sont liés au projet.

Le coût des repas et de l'hébergement pendant les déplacements.

Les frais de déplacement ne doivent pas dépasser les taux établis pour les fonctionnaires dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Les frais de transport locaux des participantes et participants (p. ex. les billets d'autobus).

Les frais de déplacement à l'extérieur du Canada pour des activités liées à l'Organisation des Nations Unies (ONU) ou à la Convention sur l'élimination de toutes les formes de discrimination à l'égard des femmes.

Les coûts d’intégration qui se rapportent uniquement à la prestation de soins à des personnes à charge ou à des enfants ainsi que les frais nécessaires à la participation des personnes handicapées.

Ne sont pas admissibles :

Les frais de déplacement et les autres dépenses engagées à l'extérieur du Canada qui ne sont pas liés à l'ONU ni à la Convention.

Dépenses directes d’exécution

Salaires et avantages sociaux

Sont admissibles :

Des salaires peuvent être payés pour un travail directement lié au projet (p. ex., la gestion du projet).

Quand un salaire est versé, les avantages sociaux constituent une dépense admissible.

Les salaires doivent respecter les taux de rémunération ayant cours localement pour un travail équivalent.

Les taux des avantages sociaux doivent respecter les taux ayant cours localement pour des types de travail équivalents.

Ne sont pas admissibles :

Les salaires et les avantages sociaux des membres d'un conseil d'administration ou d’une autre instance décisionnelle.

La rémunération au rendement (prime), les allocations de fin d'emploi (indemnité de départ), les congés de maladie de longue durée et les congés de maternité.

Dépenses directes d'exécution

Sont admissibles :

Les salaires et les avantages sociaux du personnel de gestion et de soutien (p. ex., directrice générale).

Ne sont pas admissibles :

Les salaires et les avantages sociaux des membres d'un conseil d'administration.

Dépenses administratives

Indemnités et honoraires

Sont admissibles :

Les services professionnels d'une personne (qui ne fait pas partie de l'organisme demandeur) ou d'une entreprise possédant le savoir-faire nécessaire à la réalisation d'activités particulières d'un projet (p. ex., la traduction).

Les honoraires sont des paiements versés à une personne pour avoir effectué une tâche particulière ou pour avoir contribué par ses connaissances au projet.

Ne sont pas admissibles :

Les indemnités versées aux membres d’un conseil d'administration.

Les indemnités versées à des participantes ou participants ne sont pas des dépenses admissibles, à moins que ceux-ci ne jouent un rôle majeur dans le projet (p. ex. : si une participante agit comme mentore ou si un participant anime).

Dépenses directes d'exécution

Sont admissibles :

Les honoraires afférents à toutes les activités du projet, telles que la tenue des livres, la comptabilité et l'audit (vérification), de même que les services généraux en matière de TI.

Ne sont pas admissibles :

Les indemnités versées aux membres d’un conseil d'administration.

Dépenses administratives

Fournitures et approvision-nements

Sont admissibles :

Les fournitures et les approvisionnements nécessaires à la réalisation du projet (p. ex., impression des manuels des participantes et participants).

Dépenses directes d'exécution

Sont admissibles :

Les fournitures et les approvisionnements généraux de bureau, tels que les frais d'affranchissement, de photocopie ou d'impression, le matériel documentaire, le papier, les cartouches d'imprimante, les cartouches de télécopieur, etc., qui ne sont pas directement imputés à des activités précises du projet.

Dépenses administratives

Locaux

Sont admissibles :

La location journalière de locaux pour y tenir les activités du projet (p. ex., une salle pour les ateliers).

Dépenses directes d'exécution

Sont admissibles :

Les coûts pour les espaces à bureaux, y compris les services publics, tels que l'électricité et le chauffage.

Ne sont pas admissibles :

Les dépenses en capital, telles que le terrain, les bâtiments, les véhicules et autres dépenses importantes en immobilisations.

Dépenses administratives

Équipement de bureau

Sont admissibles :

La location ou l'achat d'équipement de bureau, tel que les ordinateurs, les imprimantes, les télécopieurs, les photocopieuses, etc., lorsque nécessaire pour réaliser le projet.

Les frais d'Internet et de téléphonie.

L'achat de mobilier de bureau et d'autre équipement de bureau. De telles dépenses doivent se limiter aux articles dont l'organisme a besoin pour mener le projet à terme et qu'il ne possède pas déjà.

Dépenses administratives.

Publicité et promotion

Sont admissibles :

Les frais liés à la conception, à la production et à l'impression des brochures et des affiches, ainsi que l'achat d'espaces publicitaires, dans le but de promouvoir le projet et ses activités.

Les frais pour la mise à jour ou la création du site Web de l'organisme sont admissibles, dans la mesure où le contenu a trait au projet.

La production de films, de vidéos et d'émissions de radio ou de télévision lorsque celle-ci fait partie intégrante du plan d'action global visant à atteindre les objectifs du projet.

Ne sont pas admissibles :

La promotion du projet faite dans le cadre des publications courantes de l’organisme, telles que des bulletins, des magazines et des revues.

Dépenses directes d'exécution.

Autre

Sont admissibles :

Les coûts d’intégration qui se rapportent uniquement à la prestation de soins à des personnes à charge ou à des enfants.

Les frais nécessaires à la participation des personnes handicapées.

Les dépenses admissibles qui ne sont pas incluses dans d'autres postes budgétaires, par exemple les rafraîchissements et les repas servis durant les activités principales du projet.

Ne sont pas admissibles :

Les coûts liés à l’achat d'alcool ne sont pas des dépenses admissibles. Il ne faut pas inclure d'alcool dans les frais de déplacement ni dans les coûts des rafraîchissements et services traiteurs.

Dépenses directes d'exécution.

Remarques :

3. Niveau de détails requis pour chaque catégorie de dépenses

Catégorie de dépenses

Niveau de détails exigé dans la description

Exemple du niveau de détails à présenter à CFC

Déplacements

La description doit mentionner ce qui suit :

  • Qui se déplacera (par ex., le personnel, les participantes, la consultante)
  • Les frais de déplacement liés à cette personne (il faut également préciser les moyens de transport utilisés)
  • Si possible, mentionner le lieu de départ et le lieu d'arrivée
  • La fréquence des déplacements

Coordonnatrice de projet :

  • 3 déplacements (Ottawa-Montréal) pour ateliers, billet de train : 114 $ X 3 ateliers = 342 $
  • Frais de déplacement (3 X 90 $) = 270 $

Total des coûts : 342 $ + 270 $ = 612 $

Participantes :

  • Déplacements en autobus des participantes à 3 ateliers : 50 $ X 32 participantes = 1 600 $ X 3 ateliers = 4 800 $
  • Frais de déplacement (90 $ x 3 x 32) = 8 640 $

Total des coûts : 4 800 $ + 8 640 $ = 13 440 $

Consultante:

  • 1 déplacement (Edmonton-Calgary) : 350 $ (avion) + 541 $ (déplacement)+ 400 $ (hébergement) = 1 291 $

Total des coûts : 350 $ + 541 $ + 400 $ = 1 291 $

Frais de déplacement : 15 343 $

Salaires et avantages sociaux

Cette catégorie devrait mentionner ce qui suit :

  • Le nombre de personnes qui travailleront au projet
  • Le taux horaire ou annuel de rémunération
  • Le temps que le personnel consacrera au projet

Coordonnatrice du projet :

  • 1 coordonnatrice du projet : 20 % de son temps consacré au projet
  • Salaire : 60 000 $/an X 20 % X 3 ans = 36 000 $

Agentes de projet :

  • 2 Agentes de projet : 50 % de leur temps consacré au projet
  • Salaire : 45 000 $/an X 50% X 3 ans X 2 agentes = 135 000 $

Total des coûts salariaux 36 000 $ + 135 000 $ = 171 000 $

Indemnités et honoraires

  • Indiquer pour chaque personne :
    • Le coût lié au projet
  • Facilitation : 420 $
  • Interprétation : 1 050 $
  • Services-conseils : 3 000 $
  • Traduction : 1 000 $

Total des coûts : 5 470 $

Fournitures et approvisionnements

  • Indiquer les articles qui seront achetés
  • Impression : 500 $
  • Fournitures pour participantes : 400 $

Total des coûts : 900 $

Locaux

  • Indique les frais de location à la journée et tous les frais s'y rattachant
  • Location de la salle pour les activités
    • Espace locatif + 400 $ + équipements audiovisuel 500 $

Total des coûts : 900 $

Équipement de bureau

Indiquer :

  • L'article acheté
  • La quantité
  • Le prix unitaire
  • Achat de 3 ordinateurs portatifs: 3 X 800 $ = 2 400$

Total des coûts : 2 400 $

Publicité et promotion

  • Indiquer le type de promotion utilisé pour le projet (brochures, affiches, dépliants, etc.)
  • Indiquer le coût total des articles promotionnels utilisés
  • Brochures : 1 000 $
  • Affiches : 1 000 $
  • Espace publicitaire : 360 $
  • Frais pour la conception d’un portail : 2 000 $

Total des coûts : 4 360 $

Autre

  • Indiquer le type de dépenses et le nombre de réunions
  • Indiquer le total des coûts
  • Rafraîchissements pour le groupe de travail : 600 $ X 3 ateliers = 1 800 $
  • Frais d’intégration : 4 500 $

Total des coûts : 6 300 $

Dépenses administratives

  • Pour les salaires, indemnités et honoraires, indiquer le pourcentage ou le temps que l’administration générale allouera au projet
  • Pour l’espace, indiquer le pourcentage de temps qui sera alloué au projet et imputer cette portion du coût aux frais d’administration
  • Direction générale :10 % x 65 000 $ x 1,5 an (durée du projet) = 9 750 $
  • Locaux à bureaux : 10 % x 45 000 $ x 1,5 an (durée du projet) = 6 750 $
  • Fourniture de bureau : 1 000 $
  • Loyer : 10 % X 1 500 $/mois X 18 mois = 2 700 $

Total des coûts : 20 200 $

 

4. Exemple de budget à présenter à Condition féminine Canada (CFC)

Catégorie de dépenses

Description détaillée

Montant demandé à CFC

Activité A : Stratégie d’engagement

Déplacements

Déplacement de participantes : 20 personnes

  • Transport : 70 $
  • Hébergement : 310 $
  • Coût : 380 $ X 20 participantes

TOTAL = 7 600 $

Coordonnatrice de projet :

  • Transport (Edmonton à Vancouver) : 450 $
  • Déplacement : 900$
  • Hébergement : 810 $

TOTAL = 2 160 $

Agente de projet :

  • Transport (Edmonton à Vancouver) : 450 $
  • Déplacement : 900 $
  • Hébergement : 810 $

TOTAL = 2 160 $

11 920 $

Salaires et avantages sociaux

Coordonnatrice de projet :

  • 45 000 $ X 1,5 an = 67 500 $

 Agente de projet :

  • 30 000 $ X 1,5 an X 50 % = 22 500 $

90 000 $

Indémintés et honoraires

Facilitation : 1 400 $

1 400 $

Fournitures et approvisionnements

s. o.

Publicité et promotion

s. o.

Autre

Rafraîchissements : 920 $

920 $

TOTAL - Activité A

104 240 $

DÉPENSES ADMINISTRATIVES (jusqu'à concurrence de 20 % des fonds demandés à CFC pour les dépenses directes d’exécution)

  • Comptabilité, maintenance informatique, équipement de bureau, personnel d’administration

20 848 $

TOTAL- Dépenses administratives

20 848 $

Les dépenses administratives ne doivent pas dépasser 20 % du total des coûts directs d’exécution demandés à CFC selon les critères de financement. Dans cet exemple, les dépenses administratives pourraient aller jusqu’à un maximum de 20 848 $ (104 240 $ x 20 %).

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